隆化县县城有一家叫"静心轩"的美容养生馆开了六年了有四个美容师两个足疗师。老板娘吴姐跟我抱怨最多的一件事就是每周一对账就要折腾三四个小时还经常对不上——谁做了什么项目用了什么产品办了什么卡金额对不上就得一个个翻记录。
对账为什么这么痛苦
静心轩的问题很有代表性。预约记在一个本子上消费记在另一个本子上产品使用又记在一个本子上——三个本子之间没有关联。每到周一休息的时候吴姐就要把三个本子摊开对着Excel一行一行地录入核对。遇到美容师记错日期写错名字的情况就更头疼了有时候要对整整一个下午。而且手工记录经常出错导致会员卡余额跟实际不符——客人说明明还有三次你系统里显示已经用完了这种纠纷特别伤感情。
预约系统方案
我们给静心轩做了一套基于iPad的预约管理系统。客人到店后在iPad上签到选择项目和服务师系统自动记录。使用的耗材（面膜精油等）在做项目的时候勾选自动扣减库存。会员卡余额和项目次数实时更新做完一个项目扣一次。武烈河、财务报表一键生成按日期/项目/服务师/产品分类汇总。总投入九千多包含一台iPad和软件开发费。
上线后的变化
系统是今年二月上线的到现在运行了半年多。对账时间从每周三到四小时降到了一点五小时以内降幅超过50%——吴姐说现在周一上午对完账还能有时间去喝个咖啡。会员卡余额纠纷从原来的每月三四起降到了零起——因为系统里清清楚楚记录着每次消费客人和员工都能看到。预约冲突也基本消失了——以前经常出现两个客人约了同一个时间段同一个服务师的情况现在系统会自动拦截重复预约。
经验之谈
静心轩这个案例给我的感触是：很多小店老板觉得自己的业务简单不需要系统但实际上越是简单的业务越容易在手工操作中出现低级错误而这些错误累积起来造成的隐形损失是很大的。吴姐算了一笔账光是对账时间节省下来的人工加上避免掉的会员纠纷赔偿一年差不多省了两万块。系统投入九千多半年就回本了。如果你也在为对账和记录头疼不妨先记录一周看看你在这些琐事上花了多少时间你会被这个数字吓到的。